eRechnung in Deutschland
Dokumentenaustausch?
Besser digital!
Was als Pflicht kommt, ist auch eine große Chance: E-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden.
Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich werden ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland Pflicht.
Ist Ihr Unternehmen bereit? Die meisten sind es nicht!
Der richtige Zeitpunkt, um sich auf diese gesetzliche Neuerung vorzubereiten, ist genau JETZT!
Bei Tekola Deutschland GmbH als Fachhändler von Ricoh sind Sie am besten aufgehoben.
Dabei ist die elektronische Rechnung nur die Grundlage für das kommende Meldesystem an die Finanzbehörden. Die Europäische Union arbeitet an einer einheitlichen Lösung für die teilnehmenden Länder. Dieses CTC-Modell (Continuous Transaction Control) wird als sogenanntes Meldesystem zukünftig auch in Deutschland eingeführt.
Dabei müssen zeitgleich bei Rechnungsversand, Zahlung und Empfang Meldungen an die Steuerbehörde abgegeben werden. Die Umstellung auf eine Plattform, die Ihre Rechnungen in Zukunft elektronisch verschickt und empfängt, und dabei die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner und auch zukünftige gesetzliche Regelungen erfüllt, ist gar nicht kompliziert. Insgesamt haben wir über 450 verschiedene Formate im Angebot. Mit Ricoh als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk sind Sie immer aktuell auf dem neuesten Stand.
Das Empfangen von Dokumenten
Das elektronische Empfangen ist eine effiziente Lösung. Die Dokumente können in Ihrem Wunschformat digital direkt z.B. in Ihren Freigabe-Workflow und dann ins ERP-System gelangen.
Aber jedes Unternehmen bekommt heute noch Rechnungen per Post. Diese müssen gescannt und die Dokumentendaten extrahiert werden, um sie dem Portal zuzuführen.
Hier haben Sie einige Optionen: Mit einem intelligenten Multifunktionssystem von Ricoh können Sie per Smart Integration – also per Knopfdruck – die Daten direkt in das Portal übertragen. Gerne bieten wir Ihnen auch das Digitalisieren Ihrer Rechnungen als Dienstleistung an. Oder noch effektiver ist unser Service „Digital Mailroom“. Also die digitale Poststelle, die wir auch gerne mit Ricoh Personal für Sie betreiben!
Gleichzeitig bieten wir auch hier unsere Connect Services an, um Ihre Lieferanten auf den elektronischen Dokumentenversand umzustellen, damit die Anzahl an Papierdokumenten reduziert werden kann.
Das Senden von Dokumenten
Das Senden ist denkbar einfach. Als Kunde im Ricoh IDX Portal drucken Sie Ihre Dokumente wie bisher, nur nicht an einem lokalen Drucker, sondern am virtuellen Ricoh Drucker. Jeder Ihrer Kunden wählt sein eigenes Wunschformat, in dem die Dokumente empfangen werden sollen. Das Ricoh IDX Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.
Ideal ist natürlich der Austausch elektronischer Dokumente. Sie sparen Druck-, Porto und Prozesskosten ein, festigen die Partnerschaft und schaffen Mehrwert indem Sie auch ihrem Kunden helfen Prozesskosten zu reduzieren.Empfänger die noch nicht auf elektronischen Empfang umgestellt haben, erhalten weiterhin Dokumente in Papierform. Den Druck sowie die Endverarbeitung und den Versand der Dokumente übernimmt Ricoh gerne für Sie. Um den Anteil von Papierdokumenten zu senken, bieten wir unsere Connect Services an, um mit unterschiedlichen Verfahren ihre Geschäftspartner einzuladen, auf elektronischen Empfang umzustellen.
Definition
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Vorteil einer E-Rechnung ist, dass ihre Daten ohne Medienbruch elektronisch weiterverarbeitet werden können. Die bestehenden Formate der X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung gewährleisten diese Vorgaben.
Wir würden allerdings davon abraten das ZUGFeRD Format zu wählen, da dieses sehr hohe Speicherkosten verursacht.
Vorteile
Papierrechnungen verursachen für das Ausdrucken, Kopieren, Kuvertieren, Verschicken, Ablegen und die anschließende Verbuchung einen beträchtlichen Arbeits- und Materialaufwand. Ein Großteil dieses Aufwands kann durch die Verwendung von E-Rechnungen entfallen.
Der größte Vorteil ergibt sich aber in der eigenen Buchhaltung. Können die Daten aus einer E-Rechnung in das Buchhaltungssystem eingelesen werden, fördert dies eine fehlerlose und schnelle Übertragung aller wichtigen Zahlen und Daten aus der E-Rechnung.
Auch für den Rechnungsempfänger ergeben sich Vorteile. Auch hier können die Daten automatisch in das ERP-System eingelesen werden, wodurch sich die Datenqualität verbessert, während sich die Fehleranfälligkeit vermindert. Die Rechnungsbearbeitung kann ortsunabhängig erfolgen, Stichwort Homeoffice.
Gesetzliche Regelungen
Gesetzliche Pflichten im zeitlichen Überblick!
Heute
Vorrang von Papierrechnungen, andere Formate wie z. B. PDF möglich; Vorbereitung auf E-Rechnungspflicht sinnvoll.
Ab 01.01.2025
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze für alle Unternehmen; Versand möglich.
Ab 01.01.2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000€.
Ab 2028
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen
Unternehmer müssen zukünftig für an andere Unternehmer erbrachte Leistungen eine E-Rechnung ausstellen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn die erbrachte Leistung von der Umsatzsteuer befreit ist. Darüber hinaus müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Da das Gesetz allgemein von „Unternehmern“ spricht, betrifft diese Verpflichtung insbesondere auch Kleinunternehmer. Dies stellt unter Umständen eine unverhältnismäßige Belastung für Kleinunternehmer dar, daher gilt folgendes:
Für nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 erbrachte Leistungen können bis zum 31.12.2026 weiterhin Papierrechnungen (auch ohne Zustimmung des Leistungsempfängers) gestellt werden. Soll die Rechnung in einem elektronischen Format, aber keine E-Rechnung, erstellt werden, kann dies nur mit Zustimmung des Leistungsempfängers erfolgen. Die Zustimmung kann stillschweigend erteilt werden.
Ab dem Jahr 2027 können Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026, 800.000€ nicht überschritten hat, Papierrechnungen und (mit Zustimmung des Leistungsempfängers) sonstige elektronische Rechnungen stellen.
Achtung, für den Leistungsempfänger besteht bei E-Rechnungspflicht keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug, wenn keine E-Rechnung vorliegt (mangels ordnungsgemäßer Rechnung im Sinne des UStG). Rechnungsempfänger haben deshalb, insbesondere nach Ende der Übergangsregelung darauf zu achten, dass ihnen E-Rechnungen übermittelt werden.
